Slik sjekker du rettigheter og samtykke før du filmer scenen

De fleste som skal filme en forestilling tenker først på hvor kameraene skal stå. Jeg ber deltakerne på kurset gjøre det motsatte: begynn med å finne ut hvem som eier det som skal fremføres. Et manus har en rettighetshaver, og det samme gjelder musikken som spilles av eller synges på scenen. Tillatelsen til å sette opp stykket er ikke det samme som tillatelse til å spille inn og vise opptaket.

Spør ensemblet eller arrangøren hvilket manus som brukes, og hvem som har gitt tillatelse til oppsetningen. Be om å få se avtalen eller e-posten der dette ble avklart. Ofte står det noe om opptak, men like ofte står det ingenting, og da må du spørre rettighetshaveren direkte før du går videre.

• Finn navn på manusforfatter og eventuell oversetter
• Be om kopi av oppsetningsavtalen
• Noter hvilke musikkstykker som brukes og hvem som står bak dem

Når du skriver til en rettighetshaver, vær konkret. Si hvem du er, hva som skal filmes, når forestillingen går og hva opptaket skal brukes til. Det er stor forskjell på et opptak som bare skal ligge i arkivet til gruppen, og et som skal vises for publikum eller deles på nett. Svaret du får, avhenger av hva du faktisk ber om.

Be om svaret skriftlig, gjerne på e-post, og lagre det sammen med resten av dokumentasjonen. Hvis rettighetshaver setter vilkår, for eksempel at opptaket ikke skal deles offentlig eller bare kan brukes i en bestemt periode, skriv dem ned og gi dem videre til alle som skal arbeide med materialet. Vent ikke med dette til dagen før premieren, for svar kan ta tid.

• Beskriv formålet med opptaket nøyaktig
• Oppgi hvor og hvor lenge opptaket skal brukes
• Få svaret skriftlig og lagre det

Alle som kan gjenkjennes i opptaket, bør gi samtykke. Det gjelder skuespillere, sangere, musikere og statister, og ikke minst barn og unge, der foresatte må skrive under. Samtykket skal være frivillig, og den som skriver under, skal forstå hva opptaket brukes til. Et muntlig ja i garderoben er for svakt hvis noen senere ombestemmer seg.

Lag et enkelt skjema på én side. Det bør si hvem som filmer, hva opptaket skal brukes til, hvor det eventuelt vises, og hvor lenge det lagres. Legg inn navn, dato og underskrift. Del ut skjemaet i god tid før generalprøven, slik at ingen må ta stilling under tidspress. Si tydelig at det er lov å takke nei.

• Én side, tydelig språk, ingen små bokstaver
• Foresattes underskrift for deltakere under 18 år
• Gi folk tid til å lese og stille spørsmål

Det hender at en deltaker ikke ønsker å bli filmet. Da må du ta det på alvor og finne en løsning sammen med regissør eller arrangør. Noen ganger kan personen stå utenfor bildet i bestemte scener, andre ganger må opptaket begrenses til deler av forestillingen. Presset må aldri ligge på den som sier nei.

Skriv også inn i samtykket hvordan en deltaker kan trekke tilbake sitt ja, og hvem som tar imot beskjeden. Avklar på forhånd hva som skjer med et opptak som allerede finnes. Svaret avhenger av hva som er lovet i skjemaet, så vær ærlig fra starten og lov ikke mer enn du kan holde.

• Avklar alternativer med regissør før opptaket
• Oppgi en kontaktperson for tilbaketrekking

Når avtaler og samtykker er innhentet, samler du dem i én mappe, på papir eller digitalt, med et enkelt oversiktsark øverst. Der står tittel på stykket, dato for opptak, navn på rettighetshavere, hvem som har gitt samtykke, og hvor dokumentene ligger. Slik kan en annen i gruppen finne alt uten å ringe deg.

Gå gjennom oversikten sammen med kameraoperatørene og lydansvarlig dagen før opptaket. Alle som arbeider med materialet, bør vite hvilke begrensninger som gjelder. Opprett samme navnestandard for filer og dokumenter, for eksempel stykkets tittel og datoen, så det er lett å se hva som hører sammen når månedene går.

• Oversiktsark med navn, dato og plassering av dokumenter
• Del begrensninger med alle i opptaksteamet
• Bruk fast navnestandard på filer og mapper

Begynn tidlig. Uken før forestillingen er for sent til å vente på svar fra en rettighetshaver. Start med manus og musikk, send deretter ut samtykkeskjemaene, samle inn underskriftene og avslutt med å ordne dokumentene. Gå gjennom listen en siste gang kvelden før generalprøven.

Dette føles som mye papirarbeid, men det går raskt når du har en fast mal. Etter et par produksjoner sitter rutinen, og du bruker mindre tid på det enn du frykter. Det viktigste er at ingen på scenen eller bak kameraet blir overrasket over hva opptaket skal brukes til.

• Rettigheter først, samtykker deretter
• Gjennomgang av dokumentene før generalprøven